Kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamine Patendiametis
Patendiamet läbis eelmisel nädalal järjekorras juba kolmanda auditi, mis kinnitas, et meie protsessid on standardi ISO:9001-2015 nõuetega vastavuses. Kui täna kasutab keegi vestluses meie inimestega sõnu „standard“, „kvaliteedijuhtimine" või „ISO“, vaadatakse teda mõistvalt ja arusaadavalt. Kuid see pole kogu aeg nii olnud.
Kolm aastat tagasi, oktoobris 2018 avaldas ameti juhtkond soovi kasutada EUIPO pakutud võimalust viia ameti juhtimissüsteem vastavusse ISO kvaliteedijuhtimise standardiga. EUIPO toel ja kohaliku konsultatsioonifirma TJO Konsultatsioonid abiga lükkasime asjad käima. Juba novembris kaardistati meie hetkeolukord ja detsembris viidi läbi projekti avakoosolek. Kolleegidega vesteldes jäi kõlama suur ebakindlus tundmatu teema suhtes. Uued mõisted ei püsinud meeles ja läksid sassi, rääkimata sellest, et nende tagamaa ei olnud endiselt paljudele selge. Kõlama jäid ka mõtted, et seda kõike tehakse kellegi teise jaoks, teeme endale lihtsalt tööd juurde ja samuti hirm auditite ees.
Jaanuaris 2019 viis TJO läbi koolituse Patendiameti kõigile töötajatele. Seal tutvustati juba põhjalikumalt, mida standardile vastav kvaliteedijuhtimisüsteem tähendab. See oli oluline samm, et projektiga edasi minna. Peale koolitust projekti juhtrühma koosolekul pandi paika eri teemadega tegelevate töögruppide koosseisud ja projekti ajakava.
Siis läks töö lahti. Kuna töögrupid moodustati inimestest, kes igapäevaselt väga tihti koostööd ei tee, oli see suurepärane võimalus jagada arvamusi eri vaatenurkadest. Igal järgmisel koosolekul olime kõik jälle palju targemad kui varem. Kõik töötasid suure entusiasmiga ja ühise parima tulemuse nimel. Alguses viidatud mõisted said järjest selgemaks ja tulid sujuvalt kasutusele igapäevastes vestlustes.
Töögruppide töö tulemusena valmis aprillis 2019 Patendiameti kvaliteedijuhtimise käsiraamat koos protsessijoonistega. Lisaks käskkirjaga kinnitatud ametlikule dokumendile koostasime käsiraamatu alusel ka digitaalse keskkonna ameti siseveebi, mida kõik saavad lihtsasti kasutada, liikudes linkide abil sujuvalt ühe peatüki juurest teise juurde.
Kasutasime seda projekti ära ka selleks, et koostada asutusesiseseks kasutamiseks menetlusjuhendid, mida eksperdid ja registriosakonna töötajad olid juba ammu oodanud. Juhendeid kasutatakse oma tööülesannetes harva esinevatele probleemidele vastuste leidmiseks. Samuti on neist palju abi uue töötaja väljaõpetamisel ning puuduva kolleegi asendamisel.
Kui olime käsiraamatu valmis saanud ja oma sisemised tegevused viinud standardi nõuetega vastavusse, võtsime ette järgmise sammu – siseaudiitorid. Leidsime oma töötajate hulgast suurepärased inimesed selle töö tegemiseks. Peale koolitust oligi meil olemas kuus tunnistusega siseaudiitorit, kellest neli tegelevad igal aastal ameti juhtimissüsteemi auditeerimisega.
Esimese ja väga põhjaliku siseauditi viis konsultatsioonifirma läbi koostöös meie audiitoritega mais 2019. Auditi käigus tuvastatud tähelepanekud kõrvaldasime sügiseks ja septembris viisime läbi sertifitseerimisauditi. Audiitoriks valisime Metroserdi, kes pärast põhjalikku auditit andis 30. oktoobril 2019 ametile üle sertifikaadi (vt fotot).
Mida on Patendiametile andnud tegutsemine vastavuses ISO:9001-2015 standardile? See on kvaliteedimärk, mis tagab kõikidele meie huvipooltele kindlustunde ameti pakutavate teenuste suhtes.
Mida me teeme, et hoida oma kvaliteeti? Meie põhiprotsessid on selgelt lahti kirjutatud ja üles joonistatud. Samuti on kaardistatud kõik põhiprotsesse ja juhtimissüsteemi tervikuna toetavad protsessid. Paika on pandud rollid ja vastutusalad. Ameti juhtkond jälgib regulaarselt protsesside toimimist (juhtkonnapoolsed ülevaatused), hindab võimalikke riske ja võimalusi, samuti küsime regulaarselt tagasisidet oma teenuste tarbijatelt. Saadud informatsiooni analüüsitakse põhjalikult ja rakendatakse teenuste parandamiseks.
Mida on kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamine andnud ameti töötajatele? Kindlasti oleme nüüd palju kompetentsemad vestlema „standardi“, „ISO“ ja „kvaliteedijuhtimise“ teemadel. Selles projektis osalemine andis kõigile positiivse koostööelamuse. Viimane järelevalveaudit kulges meeldivalt positiivses õhkkonnas ja näitas selgelt, et nn hirm audiitori kui mõneti ebamugava tegelase vastu oli täiesti kadunud. Samuti on kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamine andnud täiendava impulsi, et hoida meid alati kursis Patendiameti visiooni, missiooni ja eesmärkidega.
