Toimikuid täis kastid

Aastal 2019 digiteeriti Patendiametis üle 55 000 toimiku

Märkamatult on kätte jõudnud aasta 2020 ning alanud uus kümnend. Järgneva aasta  kohta võib välja tuua mitmeid märksõnu, kuid üks neist oleks kindlasti suurem keskkonnateadlikkus ning soov ressurssidega säästlikumalt ümber käia. Kõigile tööinimestele on aga oluline töökeskkonna suurem paindlikkus, muu hulgas võimalus oma tööd kiiremini ja efektiivsemalt teha ning võimalusel kodust töötada. Lisaks mõjub veel aastal 2020 Eestis paberitega ümber käimine sama moodsalt kui vaadata Netflixi kineskoopteleviisorist. Kõike eelnevat arvesse võttes on loogiline, et Patendiamet on võtnud suuna paberivabale asjaajamisele.

Aastaid oli protsess järgmine: kui taotleja saabus Patendiametisse sooviga kaitsta kaubamärki või tööstusdisainilahendust, valmistas vastuvõtuosakond sellest toimiku, mis kujutas endast papist kaante vahel olevaid pabereid. Toimik sisaldas kogu materjali, mis kaubamärki või tööstusdisainilahendust puudutas, ning niimoodi, juba küllalt suure ja mahukana, jõudis toimik eksperdi lauale. Menetluse käigus ning kirjavahetuse kasvades paisus toimik veelgi, kusjuures ka taotleja saadetud e-kirjad pidi välja printima, et neid toimiku vahele lisada.

Suurimad toimikud võisid ulatuda kümnetesse ja kümnetesse lehekülgedesse kuni piirini, mil kõik paberid enam kaante vahele ära ei mahtunud. Nii oli igal eksperdil oma kabinetis spetsiaalne riiul või kapinurk, kus kastidesse asetatud toimikud oma järjekorda ootasid. Lisaks tuli menetluse käigus vahel ette, et tarvis oli visata pilk peale mõnele vanale toimikule, mille menetlus oli juba lõpetatud. Sellisel juhul tuli paluda registritöötaja või arhivaari abi ning konkreetne toimik hoidlast tuhandete teiste toimikute seast välja otsida. Pabertoimikute menetlusega kaasnes seega palju printimist ning ajakulu.

2019. aasta aprillis seadsid Ratus OÜ töötajad Patendiameti ruumides üles kaks töökohta arvutite, skännerite ja muu tarvilikuga ning asusid tööle. Esimeste päevade küsimused ja probleemid said kiiresti lahenduse ning juba nädala möödudes oli digiteerimisprotsess nii sujuv, et Patendiameti töötajate abi praktiliselt vaja ei olnudki. Siiski oli iga päev üks kaubamärgiosakonna ekspertidest alati telefonikõne kaugusel, juhuks kui digiteerijatel peaks küsimusi tekkima.

Peagi töötas masinavärk juba nagu õlitatult: päeval sisse skaneeritud toimikud laaditi öösel üles süsteemi, kus kaubamärgiosakonna eksperdid neid juba järgmisel päeval kontrollida võisid. Kuna digiteeritud dokumentide kvaliteedis järeleandmisi teha ei saanud, siis pidi iga päev üks kaubamärgiosakonna ekspert oma igapäevatöö hetkeks kõrvale jätma ning veenduma, et skaneeritud dokumendid oleks õigesti liigitatud, leheküljed selgesti loetavad ning kõik vajalikud dokumendid olemas.

Ootamatusi tuleb ette igas projektis ning sedapuhku polnud need seotud töövõtja töö kvaliteedi või IT-lahendustega, vaid olid hoopis olmelisemad. Nimelt töötasid digiteerijad sellise hullumeelse tempoga, et osutus väga ajamahukaks tööks vajalikus koguses toimikuid registrist ning arhiivist piisavalt kiiresti ette tuua. Toimikud on paigutatud kastidesse ning ühes kastis võis olla isegi kuni 20 toimikut, seega olid kastid päris rasked tassida. Lisaks oli neis selgelt näha digiajastu-eelne armastus klambrite vastu. Projekti jooksul eemaldati toimikute vahelt kilode kaupa igas mõõdus klambreid ja kinnitusi, mis digiteerimist segasid.

Digiteerijate töö kestis puhkusteta 2019. aasta aprillist kuni oktoobri lõpuni, mil saime projekti edukalt lõppenuks lugeda. Kokku sai digitaalsele kujule viidud 55 882 kaubamärgi ning tööstusdisainilahenduse toimikut, mis kokku sisaldasid 1 075 056 lehekülge. Nende 55 882 toimikuga saavad eksperdid nüüd tutvuda kiirelt ja mugavalt arvuti tagant lahkumata kas või kodukontoris. Projekt oli kahtlemata edukas. Kuna Patendiameti ruumides on veel toimikuid, mis on endiselt vaid paberkujul, tuleb tulevikus digiteerimisega kindlasti jätkata, sest nii liigub Patendiamet järjest lähemale eesmärgile olla 100% paberivaba amet. Töö jätkub.

Profile picture for user Lehar.Lehes
Lehar Lehes

Kaubamärgiosakonna peaspetsialist, digiteerimisprojekti juht